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档案利用

档案利用指南

来源 : 韶关市档案局 发表日期:2015-07-27

 

*韶关市档案馆简介*

韶关市档案馆成立于195812月,是韶关市人民政府直属的正处级事业单位,负责档案资料的接收、整理、鉴定、保管、利用、技术保护、宣传和咨询等工作。    

韶关市档案馆于2008年成为广东省一级档案馆,拥有多种门类和载体的档案、资料和实物。馆藏档案资料12万余卷(册)。内容主要有建国前韶关市革命历史档案、民国档案和建国以来市级机关、社会团体、企事业单位、个人形成的文书、科技、名人、会计、照片、磁性载体以及影片档案,还有地方史志、家谱、族谱、报刊资料等。这些档案、资料真实地反映了韶关的历史面貌,对全市经济和社会发展具有很高的利用价值。

    韶关市档案馆是韶关市唯一的市级国家综合档案馆和爱国主义教育基地,是韶关市永久保管党和国家重要档案资料的基地,是社会各界利用和研究档案史料的中心。

    热忱欢迎光临韶关市档案馆!

 

*韶关市档案馆查阅档案须知*

 

 

第一条 为维护良好的阅览秩序,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国刑法》、《中华人民共和国治安管理处罚法》、《广东省档案条例》及《档案馆工作通则》的相关规定,制定本须知。

第二条 利用者须在本馆接待窗口办理査阅登记手续后,方能查阅本馆档案。

第三条 为确保档案安全,严禁携带箱包、食品、易燃易爆物品和照相器及其它具有拍照或摄像功能的设备进入查阅室。饮用水具须放置在指定的区域。禁止在查阅区域内使用手提电话。

第四条 利用者在调阅档案资料原件时,须认真清点并在查阅登记表上签字确认。每人每次调阅档案资料不超过5卷,阅毕按原样还清后,再申请调阅下一批次的案卷。每天调卷总量不超过20卷:当天未阅读完的案卷,须向工作人员说明。本馆已制作档案资料副本的,不再提供原件阅览。

利用者阅读数字化档案,须登录本馆网上查询系统提交申请,每个帐户每次申请不超过30份。

第五条 利用者须在指定区域査阅档案资料,在查阅过程中应爱护并妥善保管检索目录和档案资料,严禁涂改、损毁、丢失、窃取档案资料或目录,严禁将档案资料、检索目录带出阅览室;利用者摘录、复制档案资料须履行申请和报批手续,未经本馆许可,不得擅自拍摄、复制、窃取档案资料内容。

第六条 利用者应自觉维护查阅室秩序,禁止在查阅室内吸烟、进食和喧哗。

第七条 利用者应妥善保管和依法使用从本馆获得的档案资料复制件及摘录内容。未经许可,不得擅自携带出境,不得擅自以任何形式公布、转借、再行复制本馆馆藏档案资料的内容。

第八条 利用者须严格遵守上述规定,如有违反,经劝阻、警告无效的,本馆工作人员有权停止利用者的查阅,责令其离馆,并记录在案;对触犯法规者,将追究责任。

 

 

*档案资料利用办法*

 

韶关市档案馆馆藏开放档案利用办法

 

为贯彻开放档案的方针,大力开发利用档案信息资源,为社会主义精神文明、物质文明和政治文明建设服务,根据《中华人民共和国档案法》和《各级国家档案馆开放档案办法》等有关规定,结合本馆实际,制定本办法。

一、馆藏开放档案的范围:

本馆保存的档案,一般自形成之日起满三十年即向社会开放,经济、科学、技术、文化等类档案,可提前开放,涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案,可自形成之日起满50年开放。上述所有档案,如按国家有关规定需要继续保密或应控制使用,档案馆将继续延期开放。

二、查阅利用馆藏开放档案的手续:

我国大陆公民持有合法证明(身份证、工作证或单位介绍信)即可到本馆查阅利用已开放的档案。

港、澳、台同胞和海外华侨持本人回乡证、来往大陆通行证或中华人民共和国护照等有效身份证件来馆查阅已开放档案的,经核实同意后,方可查阅。

外国组织和个人到本馆查阅开放档案,须经有关单位介绍,写好书面申请,说明本人身份、利用目的、查阅范围及其他有关情况。书面申请应提前通过接待单位送达本馆,经馆长批准同意后方可查阅。

三、为保护档案,调阅档案原则上每位利用者每次不超过五卷,每天不超过二十卷归还档案时,接待人员要认真检查、核对,确认档案数量无误、档案无破损后才能让利用者离开。

四、利用者必须爱护档案,严禁折皱、污损、撕毁、划线、圈点、涂改档案及拆散案卷。利用者要服从接待人员的安排,在指定的场所阅览。

五、复制开放档案。为保护档案原件,减少复制过程中对档案的损坏,一般情况下以摘抄为主,特殊情况必须复制的,应先填写书面申请,经分管馆长批准后,由接待人员负责办理。港、澳、台同胞和海外华侨及外国组织和个人复制档案,须同时办理申请携带、运输或邮寄档案复制件出境的相关手续,经省档案局审查批准。

六、利用者摘抄、复制的档案,如不违反国家有关规定,可以在研究著述中引用档案内容,但须注明所引用档案材料的出处(即我馆名称和档号)。除经本馆同意,利用者均不得以任何形式全文公布、陈列、展出本馆保管的档案。

七、利用者如有特殊情况,需把档案借出馆外利用的,须经馆长批准,办好外借手续,定期归还。

八、利用者应注意保持阅览室的整洁、安静,不在阅览室内抽烟、饮水、大声交谈、喧哗,不能干扰、妨碍他人查阅利用。

九、利用者如需要利用档案作为凭证的,可向接待人员提出申请,接待人员根据具体情况可给予出具档案证明。

十、每次查档情况利用者必须在《档案查阅登记表》中签名确认。

以上规定,接待人员、利用者须严格遵守,如违反规定,造成损失,要依法追究责任,赔偿损失。

 

 

韶关市档案馆馆藏未开放档案利用办法

 

为做好档案利用工作,维护档案的安全,保守国家秘密,根据《中华人民共和国档案法》、《档案馆工作通则》和《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的有关规定,结合本馆实际,制定本办法。

一、馆藏控制使用档案的范围:

未开放档案是指馆藏档案形成未满30年或形成满30年但属于国家档案局《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》中划定的二十项控制使用内容的档案,档案移交单位依法提出的限制利用范围的档案。

凡本馆保存的档案,除经过鉴定可以开放的档案外,其余档案均属本办法所称的未开放档案。

二、查阅未开放档案的手续:

(一)利用未开放档案须经本馆领导审批,利用涉密未开放档案和限制利用档案还需征得成文单位(或移交单位)书面同意。本馆保管的未开放档案,不对公民个人提供利用。

(二)利用者利用本馆未开放档案,必须持本单位介绍信,注明利用者的身份和利用档案的目的与范围,同时须出示本人身份证。如有以下情况,须按相关规定处理:

1、市委、市政府、市人大、市政协领导查阅未开放档案,应由单位办公室工作人员持介绍信到档案馆查阅。

  2、查阅市委、市政府、市人大、市政协机关的会议记录,必须持档案形成单位秘书长或办公室主任签批的介绍信。

  3、利用本单位未开放档案(含文书、会计、基建、专业等档案),必须持单位介绍信和利用者有效证件。

  4、查阅非本单位未开放档案,需持介绍信和档案形成单位介绍信或档案形成单位正职领导签批条。

  5、落实政策档案 ,只接待单位查阅,不接待公民个人。但必须持党委的介绍信,由单位人事部门干部查阅。

  6、查阅处级死亡干部档案,持本单位党委(党组)介绍信,并经市委组织部批准。

  7、律师查阅代理当事人的档案,需持法律服务事务所出具的介绍信、本人法律服务工作者执业证或律师证、代理当事人委托书;查阅其他与承办案件有关的未开放档案,持法律服务事务所出具的介绍信、本人的法律服务工作者执业证或律师证、档案形成单位介绍信。

8、公安、检察、司法部门办理案件查阅未开放档案,持公、检、法机关办理案件所需档案的介绍信。

9、大量利用本馆未开放档案进行专题研究、撰写学术论文的,利用者须持本人身份证和单位介绍信,介绍信注明本人的写作提纲和查阅范围,接待人员确定其所需材料后报请馆长批准。

(三)外国组织和个人的利用手续按《外国组织和个人利用我国档案试行办法》办理。 

三、为保护档案,调阅档案原则上每位利用者每次不超过五卷,每天不超过二十卷。归还档案时,接待人员要认真检查、核对,确认档案数量无误、档案无破损后才能让利用者离开。

四、利用者必须爱护档案资料,严禁折皱、污损、撕毁、划线、圈点、涂改档案及拆散案卷。

五、利用者要服从接待人员的安排,在指定的场所阅览。

六、利用者只能查阅自己借出的档案资料所需查阅的内容,不能翻阅其他无关档案内容。

七、未开放档案的复制:

为保护档案原件,减少复制过程中对档案的损坏,一般情况下以摘抄为主,特殊情况需要复制的,应先填写书面申请,经本馆领导批准,由接待人员负责办理。复制的档案只限与利用目的直接有关的部分。属于重要机密档案和密码电报的,一般不予复制。若因特殊需要,必须复制的,应征得原发文机关的同意,经馆长批准,由本馆工作人员使用档案馆内部的复印设备进行复印,严禁拿到社会上营业性非定点复印场所复印,复印件等同原件管理。复印件仅限一份,经本馆盖章,注明原件档号,具有档案证明的效力。

利用者必须保守国家秘密,档案复制件(证明材料除外)利用完后必须集中交由利用者单位档案室妥善管理或销毁。

八、利用者摘抄、复制的档案,如不违反国家有关规定,可以在研究著述中引用档案内容,但须注明所引用档案材料的出处(即我馆馆名和档号)。除经本馆同意,利用者均不得以任何形式全文公布、陈列、展出或再行复制本馆保存的档案。

九、未公开档案一般不外借,档案形成单位确需借出的需须经馆长批准并征得档案形成单位领导同意,办好外借手续,定期归还。

十、利用者应注意保持阅览室的整洁、安静,不要在阅览室内抽烟、饮水、大声交谈、喧哗,不能干扰、妨碍他人查阅利用。

十一、利用者如需要利用档案作为凭证的,可向接待人员提出申请,接待人员根据具体情况可给予出具档案证明。

十二、每次查档情况利用者必须在《档案查阅登记表》中签名确认。

以上规定,接待人员、利用者须严格遵守,如违反规定,造成损失,要依法追究责任,赔偿损失。

 

 

 

韶关市档案馆馆藏婚姻登记档案利用办法

 

第一条 为规范本馆馆藏婚姻登记档案的利用工作,根据《中华人民共和国档案法》、《中华民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《婚姻登记档案管理办法》、《广东省档案条例》的相关规定,制定本办法。

第二条 本馆馆藏婚姻登记档案,仅对向本馆移交该档案的婚姻登记主管部门、司法和安全部门及档案所渉当事人提供利用,利用方式包括对档案的阅览、复制和摘录。

第三条 本馆提供利用的婚姻登记档案,仅限婚姻登记主管部门已经移交的部分。

第四条 本馆不提供对馆藏婚姻登记档案的代査服务,利用者均须来馆査阅。婚姻登记机关派员来馆利用该机关移交的婚姻登记档案,须备齐前来查档员本人身份证、工作证和单位介绍信(“两证一信”),方可办理查阅手续。

婚姻当事人査阅本人的婚姻登记档案,须持有本人身份证件;婚姻当事人因故不能亲自来馆查阅的,可以办理授权委托书,委托他人代为査阅,委托书应当经公证机关公证;人民法院、人民检察院、公安和安全部门为确认当事人的婚姻关系,持单位正式査卷函件,所派査卷人员本人身份证、工作证可以查阅婚姻登记档案;律师及其他诉代理人在诉讼过程中,持受理案件的法院出具的证明材料及本人身份证件、律师证可以査阅与诉讼有关的婚姻登记档案。

第五条 查阅婚姻登记档案,利用者确定需査阅的具体档案材料后,须填写《韶关市档案馆利用婚姻登记档案登记表》,详细登记档号、当事人、婚姻登记时间和具体材料名称。

第六条 利用婚姻登记档案的单位、组织和个人,不得公开婚姻登记档案的内容,不得损害婚姻登记当事人的合法权益。

第七条 婚姻登记档案不予外借,仅限于当场査阅。

第八条 批准阅读的婚姻登记档案,经工作人员同意,利用者可摘抄指定的内容。

第九条 利用者复制本馆馆藏婚姻登记档案,须详细注明复制目的和需要复制档案的档号、当事人婚姻登记时间、具体材料名称和页号。

第十条 复制的档案内容仅限于与利用目的直接相关的部分。复印的婚姻登记档案需加盖我馆复制专用印章方为有效,利用者须对复制的使用情况进行严格登记,且不得以任何形式对复制件进行公布、转借、陈列展出或再行复制。

第十一条 本办法未详叙相关事宜,除另有规定的外,参照本馆馆藏未开放档案的利用办法处理。

第十二条 本办法自公布之日起生效并实施。

 

 

韶关市档案馆馆藏声像档案利用办法

 

第一条 为规范声像档案利用工作,充分发挥声像档案的作用,更好服务党和政府的工作大局,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《广东省档案条例》的有关规定,制定本制度。

第二条 声像档案利用既要方便利用者,也要确保档案的安全保密。

第三条 声像档案利用设立声像档案査阅室,并指定专人负责声像档案利用工作,未经部门或局(馆)领导批准,任何人不得擅自对外提供利用。

第四条 利用者利用声像档案,须持有关单位介绍信和本人的身份证明,办理利用登记手续,说明利用的内容和目的,经有关领导批准后方可利用。利用者通过电话、信函、电子邮件等方式咨洵或委托査询声像档案,必须按规定补办申请利用手续。声像档案利用审批程序,按照《韶关市档案馆声像档案利用审批办法》规定执行。

第五条 声像档案原件一律不外借。利用者须遵守有关规定在査阅室查阅,不得在档案原件上勾划、涂改。

第六条 对涉及中央、地方党政领导人的声像档案,本馆原则上只提供已公开的部分。利用者如要利用尚未公开的声像档案,必须与市档案馆签订利用承诺书,保证承担相关档案的安全保密责任,并经有关领导批准后方可提供利用。

第七条 提供尚未公开声像档案的数字信息,必须通过刻录光盘形式,禁止通过计算机网络传送,违者将依保密法纪追究相关责任人的责任。

第八条 利用者必须按申请时提出的利用目的使用声像档案,若用作他途,应重新申请。馆藏声像档案,仅限于党政机关、企事业单位和个人存档或公益宣传之用,禁止用于商业用途。

第九条 馆藏声像档案的公布权和版权属于韶关市档案局。未经韶关市档案局(馆)上级有关部门批准,任何组织和个人无权公布。利用者在书籍、报刊、电视、展览中采用市档案馆提供的声像档案,必须标明“由韶关市档案局(馆)提供”等字样。

 

 

 

 

韶关市档案馆馆藏声像档案利用审批办法

 

第一条 为了做好声像档案利用工作,确保声像档案的安全保密,服务好社会各界,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》以及《韶关市档案馆馆藏声像档案利用办法》等的有关规定,特制定本办法。

第二条 在政务活动拍摄过程中,根据市领导或有关领导机关指示,需要配合新闻媒体、公众网发布照片档案的,拍摄人员可按要求先行提供,再报告档案管理科负责人,并补办相关手续。

第三条 主办或承办相关政务活动的党政机关、事业单位、社会团体需利用该项活动的声像档案,一般由档案管理科负责人审批,如有以下情况,须按相关规定处理。

(一)公开党和国家领导人参加各项活动的照片及市主要领导的特写照片等,按本办法第四条审批。

(二)由企业主办或承办的公务活动,企业方需利用声像档案的,按本办法第五条审批。

(三)主办单位需要将当次活动照片存档,本馆只提供激光打印件,不提供冲晒件或数码照片。主办方将来如公开使用该项活动的照片,需重新办理相关审批手续。

第四条 非主办或承办政务活动的党政机关、事业单位、社会团体等因举办展览、编纂画册、出版书刊、刊印宣传资料、在公众网发布信息等事项需要公开利用声像档案的,须按以下要求履行审批手续。

(一)由科室负责人审批的声像档案:

1、会议的会场全景、中景和主席台全景照片;

2、外事会见的全景、中景照片;

3、调研视察活动的大场景、全景、中景照片;

4、新闻媒体、公众网已公开过的照片;

5、建筑、风景、建设项目工程现场、视察现场纯景物等的照片;

6、转录的韶关新闻视频及中央、省级媒体中反映韶关情况的视频。

(二)需报请分管副局(馆)长审批的声像档案:

1、会议的人物特写、近景或局部(四人以内)照片;

2、外事会见的主客双方握手、寒喧、座谈(四人以内)、特写、交换礼品、合影等的照片;

3、调研视察活动中领导察看现场的、领导在画面中所占比例较大、细节较清楚的照片;

4、市主要领导的特写照片;

5、市领导接待省级领导及兄弟市市主要领导等内宾的活动场面、祝酒、合影等照片。

(三)需报请局(馆)长审批的声像档案:

1、现任或已离任的党和国家领导人在韶视察活动的照片;

2、涉及港澳台、宗教、国际问题磋商等敏感题材的照片;

3、市领导出席无新闻媒体参加的公务活动、接待陪同等的照片;

4、市领导察看旅游景点的个人照片。

(四)需报请市委办公室、市府办公室或有关领导审批的声像档案:

1、现职或原任党和国家领导人在韶视察活动的照片,上级领导指示须报审的照片;

2、市委办公室、市人大常委会办公室、市政府办公室、市政协办公室、市纪委办公室对公开市五套班子主要领导参加政务活动照片,有明确要求报审的照片;

3、市领导明确要求须呈报其本人审批的照片;

4、涉及港澳台、宗教、国际问题磋商等敏感题材的照片;

5、涉及领导视察不宜公开的重要保密场所、重点建设工程及会见不宜公开人物等的照片;

6、局(馆)长认为需报请上级部门或领导审批的照片。

第五条 企业利用声像档案,须按以下要求履行审批手续:

(一)企业利用党和国家领导人到本企业视察时的照片,须报局(馆)长审批,并签订利用承诺书,保证严格信守承诺。

(二)企业利用市领导到本企业视察时的照片,须报分管副局(馆)长审批,并签订利用协议。企业如需将该项活动照片存档,本馆只提供激光打印件,不提供冲晒件或数码照片。企业将来如公开使用该项活动的照片,仍需办理相关审批手续。

(三)企业有关工作员要求提供市领导到本企业视察时的合影照片作为本人保存纪念的,经报分管副局(馆)长审批同意后,可按其要求进行制作,但不提供数码相片,并需签订利用承诺书对无本人在其中的照片,一律不予提供。

(四)党和国家领导市领导视察企业的照片一律不得用于商业用途。

第六条 个人利用声像档案,须按以下要求履行审批手续:

(一)市直党政机关、事业单位的有关人员参与接待陪同党和国家领导人、省级领导人在韶活动,需要相关合影用于保存留念的,可由拍摄人员直接冲印给其本人,并要求其妥善保管,不得转送他人,不得在公众网上公布。如有必要,可要求签订利用承诺书。

(二)市直党政机关、事业单位的有关人员以及市、县(区)有关人员与市领导的合影,如其要求保存留念,可由拍摄人员直接冲印给其本人,并要求其妥善保管,不得转送他人,不得在公众网上公布。

(三)拍摄活动中,拍摄的正处级以下领导或相关工作人员的个人照片、合影、花絮等,拍摄人员可直接冲印给其本人保存留念,可根据其本人要求提供数码照片。

(四)拍摄活动中,拍摄的群众与领导的合影,经分管副局(馆)长审批并签订利用承诺,可根据其要求进行制作,仅供其本人保存纪念,不得用于其他用途,不提供数码照片。

第七条 本办法中所提“党和国家领导人”是指中共中央总书记、中共中央政治局常委和委员、中共中央书记处书记、国家主席、全国人大常委会委员长、国务院总理、全国政协主席、中央军委主席等。

本办法中所提“政务活动”是指有市领导参加的官方正式活动。

 

 

 

韶关市档案馆馆藏图书资料借阅须知

 

第一条  本馆图书资料是为了弥补馆藏档案内容的不足而加以收集保存的。凡借阅图书资料者均需办理借阅手续。

第二条  凡借出的图书资料期限一般为两个月,期满若需续借,应办续借手续。馆内若有特殊需要,可随时向借阅者收回所借出的图书资料。

第三条  因工作需要,外单位人员查阅馆藏图书资料,须凭单位介绍信,由本馆工作人员提取,限在阅览室阅读,不得携出。凡需复制者,须征得本馆工作人员同意,由档案馆提供复制件,并按规定收取复制费。

第四条  利用者应爱惜图书资料,不准圈划、涂改、污损、折叠、拆散图书资料。切勿手摸图书照片画面,损坏图书资料者应说明情况,并按价赔偿。

第五条  开架图书资料,阅后请放回原处。

第六条  非本馆人员未经同意,不得进入图书资料库。 

第七条  查阅图书资料人员要维护图书资料库室的安全、整洁,严禁在库室吸烟、喝水、吃零食。

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